Integritetspolicy

Den här policyn beskriver hur Novagent behandlar personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (GDPR). Vi värnar om din integritet och samlar bara in de uppgifter som behövs.

1. Personuppgiftsansvarig och våra två roller

Novagent nås på info@novagent.se och 0763-46 82 46.

Vi har två olika roller beroende på vems uppgifter det gäller:

• Personuppgiftsansvarig för uppgifter om besökare på novagent.se, om företag och kontaktpersoner vi kontaktar i vår försäljning, och om våra kunder. Det är dessa uppgifter policyn nedan handlar om.
• Personuppgiftsbiträde för uppgifter om restaurangernas gäster, som behandlas när vår röstassistent besvarar samtal. Där är restaurangen personuppgiftsansvarig och bestämmer ändamålen; vi behandlar uppgifterna enbart enligt restaurangens instruktioner och ett biträdesavtal (DPA). Underbiträdena i den leveransen finns på sidan underbiträden. Avsnitt 5 nedan beskriver behandlingen översiktligt för gästernas kännedom.

2. När du fyller i kontaktformuläret på sajten

• Namn
• Telefonnummer
• Önskad tid för kontakt (frivilligt)
• IP-adress, webbläsarinformation och referenssida (tekniskt loggade vid inskick)

Rättslig grund: berättigat intresse av att besvara din förfrågan, och inför ett eventuellt avtal.

3. När vi kontaktar din restaurang

Vi kontaktar restauranger med erbjudande om vår tjänst. Om du fått ett e-postmeddelande eller samtal från oss utan att ha hört av dig först, gäller det här avsnittet dig.

Vilka uppgifter vi behandlar

• Företagets namn, adress och organisationsnummer
• Kontaktuppgifter i tjänsten: e-postadress, telefonnummer och i förekommande fall namn och roll på en kontaktperson
• Uppgifter om verksamheten som är relevanta för erbjudandet, t.ex. restaurangtyp och om ni tar emot beställningar per telefon
• Vår kontakthistorik: vad vi skickat och hur ni svarat

Var uppgifterna kommer ifrån

Uppgifterna hämtas från publikt tillgängliga källor — företagets egen webbplats, offentliga företagsregister och allmänt tillgängliga branschförteckningar. Vi köper inte in personliga e-postadresser för marknadsföring och vi hämtar inga uppgifter ur sociala mediers privatprofiler.

Rättslig grund

Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR): vårt intresse av att marknadsföra en tjänst till företag där den är yrkesmässigt relevant. Vi har vägt det mot mottagarens intresse och begränsar behandlingen därefter — vi använder i första hand företagets funktionsadresser (t.ex. info@), skickar få meddelanden, och slutar omedelbart när någon säger ifrån.

Din rätt att slippa

Du har alltid rätt att invända mot direktmarknadsföring, och vi respekterar det utan att fråga varför. Svara ”nej tack” på vilket meddelande som helst, eller mejla info@novagent.se. Vi upphör då med all utgående kontakt. För att kunna hålla det löftet sparar vi enbart de uppgifter som krävs för att inte kontakta er igen (en spärrlista).

4. När du blir kund

• Företagsnamn och organisationsnummer
• Restaurangens telefonnummer och webbplats
• Ansvarig persons namn, telefon och e-post
• Information om meny och öppettider
• Fakturerings- och betalningsuppgifter

Rättslig grund: fullgörande av avtal, samt rättslig förpliktelse för bokföring och fakturering.

5. Vid drift av röstassistenten (gästernas uppgifter)

Här är Novagent personuppgiftsbiträde åt restaurangen. Novagent är en automatisk AI-assistent, och den som ringer informeras om det direkt när samtalet börjar. Följande behandlas för att ta emot beställningen eller bokningen och vidarebefordra den till restaurangen:

• Inringarens telefonnummer
• Namn, om det uppges
• Beställningens eller bokningens innehåll
• Ljudet i samtalet, som behandlas i realtid för att förstå och svara
• Ett textbaserat transkript av samtalet, för felsökning och kvalitet
• Uppgift om allergi eller specialkost, om gästen självmant lämnar en sådan. Assistenten frågar aldrig efter hälsouppgifter. Lämnas en uppgift följer den med tydligt markerad i ordern så att köket kan hantera den säkert, och gallras därefter enligt avsnitt 6.

Vill du som gäst utöva dina rättigheter vänder du dig i första hand till restaurangen, som är personuppgiftsansvarig. Kontaktar du oss hjälper vi restaurangen att besvara din begäran.

När du ringer vårt demonummer

Samtal till demonumret (0766-862 462) tar Novagent emot för egen räkning. Vi sparar ljudet av det du säger för att testa och förbättra hur assistenten uppfattar svenska i telefon, till exempel olika dialekter och brytningar. Ditt telefonnummer sparas inte ihop med ljudet. Rättslig grund: berättigat intresse av att förbättra tjänsten. Vill du att vi raderar ditt samtal, mejla info@novagent.se med ungefärlig tid för samtalet.

6. Hur länge vi sparar uppgifterna

• Kontaktuppgifter till företag vi kontaktat: högst 12 månader efter senaste kontakt om det inte leder till avtal. Har någon sagt nej tack sparas endast spärrlistenoteringen.
• Leads från kontaktformuläret: tas bort efter 12 månader om de inte leder till avtal.
• Kunduppgifter: under avtalstiden och 12 månader därefter.
• Underlag kopplat till fakturering: 7 år enligt bokföringslagen.
• Order- och bokningsdata (inkl. telefonnummer): 12 månader, därefter radering eller anonymisering.
• Samtalstranskript: 30 dagar, därefter automatisk radering.
• Ljudinspelning: lagras hos vår AI-leverantör i högst 30 dagar och raderas därefter automatiskt. Novagent lagrar ingen egen kopia av ljudet från restaurangernas samtal. Undantag: samtal till demonumret sparas hos Novagent i högst 90 dagar.

Order som vidarebefordrats till restaurangens egen e-post eller telefon ansvarar restaurangen för som mottagare.

7. Vilka vi delar uppgifter med

Vi anlitar etablerade leverantörer som är personuppgiftsbiträden åt oss och bundna av databehandlingsavtal.

För vår egen verksamhet (webbplats, försäljning, kundadministration):

• Vercel: drift av novagent.se
• HubSpot: kundregister och säljuppföljning
• Instantly: utskick och hantering av e-post till företagskontakter
• Supabase (Frankfurt, EU): lagring av leads
• Resend: e-postnotifikationer

För leveransen av röstassistenten finns den fullständiga listan med behandlingsort och överföringsmekanism på sidan underbiträden. Den listan är Bilaga B till vårt biträdesavtal och uppdateras med 14 dagars förvarning till kunderna.

Vi säljer aldrig dina uppgifter och delar dem inte med marknadsförare.

8. Överföring utanför EU/EES

Vi strävar efter att hålla databehandlingen inom EU/EES. Där en leverantör behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det med en giltig överföringsmekanism enligt kapitel V GDPR — adekvansbeslut (såsom EU–U.S. Data Privacy Framework) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC), vid behov med kompletterande skyddsåtgärder. Aktuell mekanism per leverantör i tjänsteleveransen anges på sidan underbiträden.

9. Dina rättigheter

• Rätt till tillgång – du kan begära kopia av dina uppgifter
• Rätt till rättelse av felaktiga uppgifter
• Rätt till radering (”rätten att bli glömd”)
• Rätt att begränsa behandlingen
• Rätt att invända mot behandling som stöder sig på berättigat intresse — och en ovillkorlig rätt att invända mot direktmarknadsföring
• Rätt till dataportabilitet
• Rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) – imy.se

För att utöva dina rättigheter, kontakta info@novagent.se. Vi svarar senast inom 30 dagar.

10. Säkerhet

Vi använder branschstandard för säkerhet: TLS-kryptering för all trafik, krypterade databaser, åtkomstkontroll med tvåfaktor­auten­tisering för administrativ åtkomst, och loggning av databasåtkomst.

11. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera policyn när tjänsten utvecklas. Vid väsentliga ändringar informerar vi via e-post till befintliga kunder. Datumet för senaste uppdatering visas högst upp på sidan.